A legislação referente à saúde e segurança do trabalho muda com bastante frequência. Entender essas mudanças é essencial para garantir que a sua empresa esteja sempre em conformidade com a lei, garantindo a integridade física da sua equipe e evitando problemas e multas para o negócio. Nesse contexto, uma mudança importante foi aprovada recentemente com relação aos documentos de SST.

Em abril de 2019 foi aprovada uma portaria que exige a assinatura digital em documentos de Saúde e Segurança do Trabalho. Quer sabe o que isso significa e os benefícios dessa mudança? Continue a leitura e descubra!

Afinal, o que é a assinatura digital?

Quando você digitaliza um documento, ele perde a validade legal, uma vez que abre portas para que seja modificado. Porém, em uma era cada vez mais virtual, como manter a validade dos documentos nesse meio?

É aí que entra a assinatura digital. Ela é uma autenticação da sua assinatura no formato digital, mantendo a validade dos documentos que a contém. Para obter esse recurso é necessário solicitar um certificado digital, que liga a sua assinatura a você.

Quais são os benefícios da assinatura digital?

A assinatura digital traz uma série de benefícios. Em primeiro lugar, é possível assinar documentos de maneira totalmente virtual, sem a necessidade de imprimir, digitalizar e autenticar. Ou seja, quando você coloca a sua assinatura digital em um documento, ele é válido legalmente.

Além disso, gera agilidade para a sua empresa, que pode criar documentos de SST de forma rápida para disponibilizá-los aos órgãos fiscalizadores. Por fim, a assinatura digital garante a segurança de que o documento é válido e não será alterado.

O que diz a nova portaria sobre os documentos de SST?

Foi criada, em 11 de abril de 2019, a portaria nº 211. Ela traz alterações em relação aos documentos de SST, permitindo a assinatura digital para a validade deles.

Segundo essa alteração, a assinatura digital será obrigatória para todos os documentos de SST. Isso inclui PCMSO, PPRA, PGR, PCMAT, ASO, AET, entre outros. Os documentos gerados antes da portaria continuam válidos, mas os gerados a partir de agora podem conter a assinatura digital.

Os documentos previstos neste artigo já assinados digitalmente no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil serão considerados válidos nos termos desta Portaria.

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados neste artigo deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Existe um prazo para que ela seja obrigatória para as empresas. No caso de microempresas e MEI, a obrigatoriedade só será exigida em 5 anos. Já para empresas de pequeno porte, esse prazo é de 3 anos, enquanto para as demais organizações, ele é de 2 anos. Todos os prazos são contados a partir da publicação da portaria, ou seja, a partir de 11 de abril de 2019.

O que muda com a nova legislação?

Você pode estar se questionando: o que efetivamente muda com a nova legislação?

A grande transformação aqui é a forma como você produz e armazena os documentos de SST do seu negócio. Isso significa que, se antes poderia organizá-los em arquivos físicos, agora todo o processo deve ser digital.

Os documentos de SST precisam ser gerados de maneira virtual com a assinatura digital e armazenados em formato de PDF. Você pode imprimi-los após gerar o documento, porém a versão digital deve ser armazenada.

Isso não significa que você deve trocar todos os documentos agora, mas a renovação dos que estão para vencer a partir da data da portaria (11 de abril de 2019) pode ser feita dessa forma.

Estar sempre atento às mudanças da legislação de saúde e segurança do trabalho é essencial para manter a sua empresa dentro do que é exigido pelos órgãos fiscalizadores. Portanto, procure criar já a sua assinatura digital para documentos de SST e coloque a sua empresa na direção da transformação digital na área de Saúde e Segurança do Trabalho!

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